e-Fatura ve e-Arşiv kullanmaya başlamanın ilk adımı, firmanızın elektronik belge bağlantısının tanımlanmasıdır. Kobivira’da elektronik belgeler GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör altyapısı üzerinden gönderilir; bu nedenle bağlantı ve servis yetkisi, firmanızın bilgileriyle Kobivira tarafından tanımlanır. Siz bu süreçte belge adres bilgilerinizi hazırlar, bağlantı tanımlandıktan sonra faturalarınızı doğrudan panelden e-Fatura veya e-Arşiv olarak düzenlersiniz. Aşağıda hangi bilgilerin gerektiğini, bağlantının nasıl açıldığını ve ilk belgenizden önce kontrol etmeniz gerekenleri adım adım bulabilirsiniz.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
İki belge de elektronik ortamda düzenlenen faturadır; fark alıcıdadır. Alıcınız e-Fatura kullanıcısıysa belge e-Fatura olarak alıcının sistemine iletilir. Alıcınız e-Fatura kullanıcısı değilse (ör. bireysel müşteri veya e-Fatura’ya geçmemiş işletme) belge e-Arşiv olarak düzenlenir ve müşterinize PDF ya da bağlantı ile ulaştırılır. Kobivira’da her iki belge türü de aynı satış faturası kaydından hazırlanır; ayrı ayrı veri girmeniz gerekmez.
Bağlantı için hangi bilgiler gerekir?
- Firma kimliği: Firma bilgilerinizdeki unvan ve VKN/TCKN, belgelerde görünecek kimliktir. Servis hesabı ile belge üzerindeki VKN/TCKN aynı firmaya ait olmalıdır.
- Belge adres bilgileri: İl, ilçe, posta kodu ve ülke. Bu bilgiler elektronik belgenin gönderici bölümünde kullanılır.
- Şahıs firmaları için: TCKN sahibinin adı ve soyadı.
- Paket: e-Fatura ve e-Arşiv KOBİ Plus ve KOBİ Business paketlerinde yer alır.
- Kontör: Elektronik belge gönderimi kontör kullanır. Bakiyenizi Kontörlerim bölümünden izleyebilirsiniz.
Bağlantı nasıl açılır?
Elektronik Belgeler → Bağlantı ayarları ekranında bağlantınız henüz tanımlı değilse bunu belirten bir uyarı görürsünüz. Bu durumda Kobivira desteğine destek talebi veya canlı destek üzerinden başvurun. Bağlantı tanımlanırken siz de aynı ekrandan belge adres bilgilerinizi kaydedebilirsiniz; böylece bağlantı açıldığı anda ilk belgenizi düzenlemeye hazır olursunuz.
İlk belgeden önce kontrol listesi
- Firma bilgilerinizde unvan, vergi dairesi ve VKN/TCKN doğru mu?
- Belge adres bilgileri (il, ilçe, posta kodu) eksiksiz mi?
- Kontör bakiyeniz yeterli mi?
- Müşterinizin cari kartında vergi numarası ve adresi doğru mu?
Faturayı ne zaman düzenlemeliyim?
Vergi Usul Kanunu’na göre e-Fatura ve e-Arşiv faturaların mal teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir. Kobivira, e-Belgesi hazırlanmamış satış faturaları için tarihinden 5 gün sonra panelde hatırlatma gösterebilir. Hangi işletmelerin e-Fatura’ya geçmek zorunda olduğu Gelir İdaresi Başkanlığı’nın güncel düzenlemelerine göre belirlenir; kendi durumunuzu mali müşavirinizle kontrol etmenizi öneririz.
Sık yapılan hatalar
En sık karşılaşılan sorunlar başka bir firmaya ait servis hesabının kullanılmaya çalışılması, belge adres bilgilerinin eksik bırakılması ve kontör bakiyesinin bitmesidir. Bağlantınız tanımlandıktan sonra e-Fatura ve e-Arşiv bölümlerinden belge durumunu takip edebilir, gelen e-Faturalarınızı da Gelen e-Faturalar bölümünden görebilirsiniz.
Kaydederken neden giriş şifreniz isteniyor?
Belge adres bilgileri, düzenlediğiniz her elektronik belgenin gönderici bölümüne yazılır. Bu bilgilerin yalnız yetkili kişi tarafından değiştirilmesi için kayıt sırasında Kobivira hesabınızın giriş şifresi istenir. Şifreniz bu ekranda saklanmaz; yalnız işlemi yapanın siz olduğunuzu doğrulamak için kullanılır. Bu nedenle bağlantı ayarlarını firma yöneticisinin yapması önerilir. Personel kullanıcılarınızın bu bölüme erişimi, kullanıcı yetkilerinden belirlenir.
Bağlantı tanımlandıktan sonra ne değişir?
Bağlantınız tanımlandığında Bağlantı ayarları ekranındaki durum bilgisi güncellenir ve e-Fatura ile e-Arşiv bölümleri belge düzenlemeye hazır hâle gelir. Bir satış faturasını kaydettikten sonra alıcınızın durumuna göre uygun belge türünü seçer, önizlemeyi kontrol eder ve gönderirsiniz. Gönderdiğiniz belgelerin durumunu ilgili bölümün listesinden izleyebilirsiniz. Size gönderilen e-Faturalar ise Gelen e-Faturalar bölümünde listelenir; bu sayede tedarikçi faturalarınızı da aynı panelden takip edersiniz.
Bilgilerim değişirse ne yapmalıyım?
Firmanızın adresi değiştiyse önce Firma ve Ayarlar bölümündeki firma bilgilerinizi, ardından Bağlantı ayarları ekranındaki belge adres bilgilerini güncelleyin. Unvan veya vergi numarası gibi kimlik bilgileriniz değiştiyse bağlantınızın da güncellenmesi gerekir; bu durumda belge düzenlemeden önce Kobivira desteğine başvurun. Değişiklik öncesinde düzenlenmiş belgeler, düzenlendikleri tarihteki bilgilerle kalır.
Özet
Kobivira’da e-Fatura ve e-Arşiv bağlantısı sizin için tanımlanır; size düşen, firma bilgilerinizi ve belge adres bilgilerinizi doğru ve eksiksiz tutmaktır. Bağlantınız açıldıktan sonra satış faturalarınızı aynı kayıttan elektronik belgeye dönüştürebilir, kontör bakiyenizi ve belge durumlarınızı panelden izleyebilirsiniz. Takıldığınız bir adımda Kobivira Asistan’a sorabilir veya bu sayfadaki “Bağlantı için destek iste” düğmesiyle destek ekibimize ulaşabilirsiniz.
