Her çalışan aynı ekranı görmek zorunda değil

İş bölümü büyüdükçe erişim ve onay düzeninin de açık olması gerekir. Doğru yetki, hem ekibin işini kolaylaştırır hem gereksiz veri paylaşımını azaltır.

Önce görevi tanımlayın

Kullanıcı açmadan önce kişinin hangi işlemi yapacağını belirleyin. Satış hazırlayan çalışan, gider giren ekip üyesi ve yalnız fatura inceleyen mali müşavir için aynı erişim kapsamı uygun olmayabilir.

Görüntüleme ile işlem yapmayı ayırın

Bir bölümü görme izni, orada yeni kayıt veya silme yetkisi verilmesini gerektirmez. Kullanıcının görevine yetecek alanları seçin. Yetkileri ihtiyaç değiştikçe güncelleyin.

Önemli işlemlerde onay kullanın

Çalışanın mali etkisi olan bir kayıt hazırlaması, bu işlemin hemen raporlara yansıması anlamına gelmemelidir. Yönetici, bekleyen işlemi tutarı ve açıklamasıyla inceleyebilir; reddettiğinde gerekçeyi açıkça yazmalıdır.

Mali müşavir erişimini ayrı değerlendirin

SMMM / YMM erişimi fatura görüntüleme ve indirme kapsamında ele alınır. Şirket çalışanı rolünden ayrıdır; genel para trafiğine ve firma yönetimine erişim vermez. Bu erişim çalışan kotasından düşmez.

Ayrılık ve görev değişikliğini aynı gün işleyin

Çalışanın görevi değiştiğinde izinleri yeniden değerlendirin. İş ilişkisi bittiğinde erişimi kapatın. İşlem geçmişinden kim tarafından hangi kayıtların oluşturulduğunu inceleyin; ortak hesap kullanmak bu takibi zorlaştırır.